Bürosoftware zur Verbesserung des Workflows

Zittau, 2. Dezember 2022. Von Thomas Beier. Der Fortschritt ist eine träge Angelegenheit, jedenfalls in Bezug auf die Möglichkeiten, die er geschaffen hat, und welche davon in der Breite wirklich genutzt werden. Besonders in der EDV fällt das auf: Hochleistungsfähige Computer dienen in Unternehmen manchmal kaum mehr als eine internetfähige Schreibmaschine. Wo die Widerstände liegen und wie sie verringert werden können.

Vom Beharrungsvermögen im Workflow

Es muss so Mitte der 1990er Jahre gewesen sein, als ich in einem Vortrag vor Unternehmern erläuterte, was man per E-Mail alles erledigen kann und sagte, jedes Unternehmen werde eine E-Mail-Adresse benötigen. Die Reaktion? Herzliches Gelächter.

Ähnlich etliche Jahre später, als es um effiziente Kommunikationswege und Cloudlösungen ging. Noch heute werden – so glaubwürdige Berichte – am PC Telefaxe geschrieben, gedruckt, dann gefaxt – und beim Empfänger wieder abgeschrieben. Wo ist das Problem?

Das Problem ist nicht Technologiefeindlichkeit, sondern der eingespielte Workflow, sprich die Arbeitsabläufe. Deren Beschreibung verkürzt sich oft auf ein "Das haben wir schon immer so gemacht!" und wer es gewohnt ist, von jedem Dokument ein Papierexemplar abzuheften, der oder die ist so schnell nicht davon abzubringen.

Die kreative Bremse

Will man bestimmte Abläufe digitalisieren, dann bedeutet das ja nicht, die bisherigen Abläufe einfach nur in die rein digitale Welt zu übersetzen, sondern bestimmte Schritte zu automatisieren oder andere überflüssig zu machen – für die Betroffenen kann das mental schwierig sein, vor allem, weil sie einen Kontrollverlust befürchten.

Will man das in einem Unternehmen oder einer anderen Organisation einführen, erlebt man sehr schnell das "kreative Beharrungsvermögen": Zwar fällt niemandem etwas sein, wie man einen Arbeitsablauf effizienter gestalten kann, allerdings gibt es eine überbordende Kreativität, wenn darum geht, Argumente zu finden, die gegen eine vorgeschlagene Veränderung sprechen. Je nach gelebter Unternehmenskultur lässt man dann denjenigen, der Verbesserungen einbringen will, unter Umständen auflaufen.

Die Beschäftigten mitnehmen

Es scheint dem Menschen eigen, anstehenden Veränderungen mit höchstem Misstrauen zu begegnen. Offenbar hat ihn die Evolution, vor allem aber die Erfahrung gelehrt, alles Neue erst einmal als Bedrohung wahrzunehmen.

Projektentwickler im öffentlichen Bereich kennen das: Kaum hat man eine Projektidee vorgestellt, formiert sich eine Bürgerbewegung "Dagegen!" – Straßenbau, Windkraft und Industriepark bleiben so schnell auf der Strecke.

Innerbetrieblich bedeutet das jedoch, die Belegschaft nicht in einem einzigen Schritt mit größeren Veränderungen zu konfrontieren, sondern Veränderungen möglichst in kleinen Schritten als kontinuierlichen Prozess zu etablieren, der schließlich zur Gewohnheit wird.

Kontinuität bei EDV-Systemen

Man nehme – als Beispiel – nur die Aufregung, wenn ein altes EDV-System abgelöst und ein neues eingeführt wird. Sofort wird kritisiert, dass jetzt alles ganz anders sei oder gar nicht mehr gehe. Folge: Ein enormer Schulungsaufwand und wenig Motivation, sich dem Neuen zu stellen. Es wäre also besser, wenn das EDV-System in kleinen, für die Anwender gut verdaubaren Schritten weiterentwickelt würde.

Ein gutes Beispiel dafür ist Abo-Software. Viele kennen die Microsoft Office Programme, die längst ein Quasi-Standard bei Bürosoftware sind. So werden etwa bei Stellenausschreibungen immer wieder Microsoft Office Kenntnisse verlangt. Dadurch ist oft im Vorteil, wer diese Programmfamilie auch zu Hause nutzt, etwa als Microsoft 365 Single oder als Microsoft 365 Family.

Der eigentliche Vorteil besteht aber darin, dass man durch das Abo-Modell stets die aktuellste Software zur Verfügung hat. Wer erst nach Jahren mit einer top-aktuellen Version konfrontiert wird, hat entsprechend mehr Aufwand, klarzukommen. Um zu wissen, worum es geht: Hier sind alle Funktionen des Office 365 Pakets übersichtlich zusammengefasst.

Alternativen?

Gelegentlich werden auch Funktionen und Eigenschaften sogenannter Open Source Software ins Feld geführt. Aber gerade Unternehmen, mitgliederorientierte Einrichtungen wie etwa Krankenkassen, Verwaltungen und andere Organisationen werden in aller Regel von EDV-Systemhäusern betreut. Diese benötigen jedoch stabile Verhältnisse und können sich zum Wohle ihrer Kunden nicht dem Risiko aussetzen, welches das Produkt einer kaum fassbaren Entwickler-Community nun einmal mit sich bringt.

Ergo: Wer zu Hause, im Home Office oder im Betrieb mit wenig Aufwand die Effizienz verbessern möchte, sollte die Arbeitsabläufe unter die Lupe nehmen und, um die Kosten im Griff zu behalten, möglichst mit preiswerter Standardsoftware rationalisieren.