Unternehmen müssen bei Strafe ihres Untergangs bei Kasse bleiben!

Zittau, 20. November 2020. Die Gegenmaßnahmen zur Corona-Pandemie bringen jede Menge Belastungen mit sich – jeweils aus ganz individueller Sicht. Während dem einen in seiner Einsamkeit die Decke auf den Kopf fällt, freut sich der andere über die Ruhe und die ungestörte Zeit. Nicht wenige fragen, warum manches verboten ist, wo Ähnliches doch an anderer Stelle erlaubt sei – offenbar wird viel zu wenig erklärt und manche Verwaltung lässt lieber ein "Online Team" in sozialen Netzwerken herumdödeln, als sich brennenden Fragen zu stellen.

Liquiditätssicherung: kurzfristig und strategisch

Im privaten Bereich wie in der gesamten Gesellschaft scheint das Coronavirus die unbearbeiteten Probleme hochzukochen. Schon sind die Fronten so verhärtet, dass viele Menschen mit den Argumenten der Humanität, der Wissenschaft oder einfach nur der Vernunft nicht mehr erreichbar sind. Vermutlich haben dazu jene Verantwortlichen aus Politik und Verwaltung maßgeblich beigetragen, die die Anti-Pandemie-Maßnahmen zu wenig erklären und mit ihren stereotypen Formulierungen kommunikativ unter dem Niveau eines Gruppenratsagitators bleiben. Das führt dazu, dass trotz an sich guter Politik kein Vertrauen entsteht und oftmals nur Kopfschütteln geerntet wird.

In der Welt der Unternehmen jedenfalls kann man sich Eiertänze nicht leisten: Hier steht das Primat der Liquiditätssicherung, um die Wirtschaftseinheit, die meist auch Arbeitgeber ist und damit eine wichtige soziale Funktion hat, zu erhalten. Liquiditätssicherung bedeutet in diesen Tagen für viele, nach schnell wirksamen Maßnahmen zu suchen, um auch in Zeiten coronabedingten Umsatzrückgangs – also bei weniger Einnahmen – seinen Zahlungsverpflichtungen Folge leisten zu können. Was man tun kann? Man kann versuchen, Bestände und Inventar zu verkaufen, was sich in der Krise als schwierig erweisen wird. Weitere Beispiele sind auch die Abholverkäufe in der Gastronomie oder der Verkauf von Gutscheinen, der allerdings auch seine Risiken birgt, falls das eingenommene Geld nicht mehr zur Verfügung steht, wenn nach Monaten der Gutschein endlich eingelöst werden soll. Klar kann man auch versuchen, einen Kredit oder einen Zuschuss, auch für Investitionen wie in Zittau, zu bekommen. Die Arbeitsplätze können erst einmal – was Deutschland übrigens weltweit auszeichnet – per Kurzarbeitergeld erhalten werden. Im Grundsatz aber gilt es zu sparen.

Kostensenkung nicht um jeden Preis

Sparen bedeutet jedoch nicht einfach nur, Ausgaben zu vermeiden, etwa, indem man auf Dienstleister verzichtet und alles selber macht, letztlich also an allen Ecken und Enden versucht, Ausgaben zu vermeiden. “Mit Sparen ist noch niemand reich geworden”, meint der Markersdorfer Unternehmensberater Thomas Beier, “Die Lösung liegt, wo immer möglich, in der Verbesserung der Einnahmesituation – wer auch in guten Zeiten viel Geld verdient, für den werden auch in der Krise Kosten nicht so schnell existenzbedrohend.” Zukunftsrobuste Unternehmen zeichnen sich seiner Meinung nach dadurch aus, sich nicht auf Preiskämpfe und dafür nötige Kostensenkungen um jeden Preis einzulassen, sondern andere Strategien zu entwickeln.

In der Betriebspraxis bedeutet das: Wer sich abends und am Wochenende sich noch über den "Papierkram" der Aufzeichnungspflichten, Lohnrechnung und Steuererklärungen beugen muss, hat gar keine Zeit mehr zum Geld verdienen, geschweige denn für strategische Überlegungen. Geld ist aber der absolute Erfolgsmaßstab in der Wirtschaft, sowohl was die Überlebensfähigkeit betrifft wie auch das Potential, zu investieren – Investitionen werden nun einmal aus versteuerten Gewinnen getätigt.

Wie externe Dienstleister Aufwand senken und Erfolgspotentiale freilegen

"Wichtig ist für Unternehmer, sich auf das zu konzentrieren, womit Geld verdient wird, was hingegen externe Dienstleister besser können, sollen diese machen – auch wenn deren Rechnungen auf den ersten Blick wehtun können", meint Beier. Man müsse aber einkalkulieren, wie viel Aufwand und Ärger erspart bleibt, wenn man außer Haus vergibt, was einem selbst weder Spaß macht noch Geld bringt.

Zum Aufwand, an den anfangs nur wenige denken, gehören die Betriebsprüfungen der Rentenversicherung, die mindestens alle vier Jahre ins Haus stehen, sobald ein Unternehmen Angestellte hat. Geprüft wird beim Arbeitgeber – und zwar akribisch, etwa:

• Wurde den gesetzlichen Meldepflichten nachgekommen?
• Hat der Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Renten- Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung ordnungsgemäß berechnet und abgeführt?
• Sind die Umlagen wegen Krankheit und Mutterschaft sowie die Insolvenzgeldumlage richtig gezahlt?
• Ist in den zutreffenden Fällen die Künstlersozialabgabe abgeführt worden?
• Sind eventuell bestehende Wertguthaben der Arbeitnehmer insolvenzgesichert?

Geprüft werden übrigens auch die Entgeltunterlagen von Beschäftigten, für die gar keine Beiträge gezahlt werden müssen.

Betriebe mit weniger als 20 Beschäftigten können unter Umständen eine sogenannte Vorlageprüfung vornehmen lassen: Sie reichen ihre Unterlagen bei der Deutschen Rentenversicherung ein. Wer all das sich nicht antun möchte, der kann seine Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, etwa an einen spezialisierten Dienstleister oder ein Steuerbüro. Dann findet die Prüfung in dessen Räumlichkeiten statt und man wird von Fragen, die man angesichts der komplizierten Materie manchmal kaum selbst beantworten kann, verschont.

Praktisch heißt das im Umkehrschluss: Wer die Kosten für eine professionelle Buchhaltung oder Lohnrechnung einsparen möchte, macht sich an anderer Stelle unter Umständen mehr Aufwand. Übrigens ersetzt auch eine entsprechende Software kaum die nötige Expertise, vor allem, wenn es um die planende Gestaltung des Unternehmens geht. Doch welcher Unternehmer in einem kleineren Betrieb ohne darauf spezialisierte Mitarbeiter kann es sich schon leisten, auf einem ihm eigentlich fremden Fachgebiet wie eben beispielsweise der Lohnrechnung selbst ständig up-to-date zu sein? Diese Materie ist grundsätzlich immer kompliziert und wer sich ohne entsprechende Vorbildung darauf einlässt, der kann kaum fehlerfrei vorgehen. Das wissen natürlich auch Betriebsprüfer und prüfen bei bestimmten Konstellationen entsprechend öfter. Wie man sich auf eine Betriebsprüfung vorbereitet und welche Unterlagen die Prüfer verlangen dürfen, hat die Zeitschrift Impulse kompakt zusammengestellt.

Je kleiner ein Unternehmen ist, umso ratsamer ist es in aller Regel, spezialisierte Aufgaben an externe Dienstleiter zu vergeben. So kann man etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, aber auch die Personalbeschaffung oder der Versand. Keine Angst: Bürokratische Erfordernisse bleiben noch genug. Erst gestern hat der Görlitzer Anzeiger auf eine "Muster-Corona-Dokumentation" des Zentralverbands des Deutschen Handwerks hingewiesen. Dabei geht es darum, die Corona-Zeit, in der sich betriebliche Belange immer wieder binnen kürzester Zeit verändern, rein freiwillig so zu dokumentieren, dass alle betrieblichen Verläufe und Entscheidungen in den nächsten Jahren noch nachvollziehbar sind. Hintergrund ist die Befürchtung, dass bei Betriebsprüfungen entsprechende Fragen nach dem warum und wieso gestellt werden – und wenn der Unternehmer dann weder auskunfts- noch nachweisfähig ist, könnte ihm das möglicherweise zum Nachteil geraten.

Tipp:
Wer seine Kraft in den Zugang zu Kunden investiert, kann nicht nur Dienstleistungen, sondern auch die eigene Leistungserbringung an andere Unternehmen delegieren. Aufträge wollen schließlich alle haben, nur mangelt es immer wieder an Kunden. Ein unternehmerischer Ansatz ist es also, quasi die Kunden zu liefern. "Nicht, wer Geld hat, sondern wer die Kunden hat, beherrscht den Markt", sagt dazu Unternehmensberater Beier und verweist auf die entsprechenden Strategien, wie man sein Unternehmen in diese Richtung entwickeln kann.