Tagung richtig planen: Tipps für den Veranstaltungsort

Tagung richtig planen: Tipps für den VeranstaltungsortZittau, 22. September 2015. Ob in Halle, Dresden, Frankfurt/Oder oder Frankfurt am Main – Anlässe für eine Tagung gibt es zahlreiche. Meistens jedoch sind es Firmenveranstaltungen, die teilweise mehrere Tage andauern. Doch auch wenn beispielsweise die Zittauer Zumba-Gruppe ihr neues Programm besprechen möchte, bedarf es eines passenden Veranstaltungsortes. Worauf es bei der Wahl der Location ankommt, steht im folgenden Artikel.
Abbildung: © istock.com/Yuri_Arcurs

Hilfe von Veranstaltungsprofis nutzen

Ein Musterbeispiel für einen idealen Veranstaltungsort ist das Jumeirah Tagungshotel in Frankfurt am Main. Das Hotel bietet seinen Gästen nicht nur einen erstklassigen Service und eine zentrale Lage in der Main-Metropole, sondern auch stilvolle Räumlichkeiten für Veranstaltungen. Außerdem ein großes Plus: Ein professionelles Team des Jumeirah unterstützt bei der Planung der Veranstaltung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Das ist vor allem dann wichtig, wenn die Veranstaltung länger als einen Tag dauert und ein Catering beinhaltet.

Dabei muss es gar nicht unbedingt das exklusive Hotel mit dem weltbekannten Namen sein, damit die Tagungsgäste sich wohlfühlen. Auch rund um Zittau gibt es Hotels, die sich für kleinere und teils auch größere Veranstaltungen bestens eignen. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter genügend Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen haben.

Leistungen definieren und gut verhandeln

Bevor die Entscheidung für einen Veranstaltungsort fällt, steht die Frage, welche Leistungen eigentlich genau erfüllt werden sollen. Der Leistungsumfang ist die Grundlage für eine Anfrage bei Hotels, die wiederum basierend darauf ein Angebot erstellen. Mindestens zwei Angebote sollten es schon sein, um die Verhandlungsposition zu stärken. Gerade wenn die Gäste auch über Nacht bleiben, lassen sich viele Hotels auf einen Preisnachlass von bis zu zehn Prozent ein. Eine Nachverhandlung kann sich also durchaus lohnen!

Und was, wenn die Veranstaltung aus wichtigen Gründen ausfällt oder verschoben wird? In diesem Fall ist es wichtig, schon im Voraus auf die Stornofristen zu achten. Eine Vorauszahlung der gesamten Leistungen ist gerade in Hinblick auf einen spontanen Ausfall der Veranstaltung nicht empfehlenswert. Wenn das Hotel auf eine Vorauszahlung besteht, kann eine Teilrate vereinbart werden, die allerdings nicht mehr als die Hälfte der Gesamtsumme betragen sollte.

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  • Zuletzt geändert am 22.09.2015 - 11:06 Uhr
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